Come preparare un brief per un progetto software

Inizia da che cosa si blocca oggi. «Gli interventi si seguono su un foglio e nessuno sa qual è l'ultimo stato» è un problema. «Ci serve una piattaforma innovativa» non lo è. Se non riesci a dire il blocco senza usare la parola soluzione, non sei ancora al brief: sei al desiderio.

Aggiungi la conseguenza. Il blocco fa perdere un passaggio, fa chiamare il cliente a vuoto, fa rifare un conteggio, obbliga una persona a essere presente. La conseguenza dice se il software ha un motivo, più di qualunque elenco di funzioni.

Elenca i ruoli, non i nominativi. Chi crea, chi approva, chi consulta, chi sta fuori dall'azienda. Per ciascuno, una frase su che cosa deve poter fare e una su che cosa non deve vedere. I divieti spostano il costo quanto le funzioni, perché diventano permessi, filtri e prove.

Se gli utenti esterni non ci sono nel primo rilascio, scrivilo. «Prima o poi i clienti entreranno» non è un requisito di oggi. È un'ipotesi, e le ipotesi nel brief fanno lievitare il range senza far usare il programma.

Racconta il caso normale dal primo gesto all'ultimo: chi parte, quali dati servono, quali stati attraversa, che cosa considera «finito». Usa un esempio reale, anche con nomi tolti. Un esempio vale più di dieci voci di menu.

Poi racconta un'eccezione che capita davvero: il cliente che cambia idea, il documento incompleto, il reso, l'approvazione saltata. Non elencare tutte le eccezioni immaginabili. Quella che capita dice dove il software deve avere una via d'uscita. Le altre si aggiungono quando si presentano.

Di' dove stanno i dati oggi: foglio, gestionale, email, carta, oppure non esistono in forma riusabile. Di' se vanno importati e se sono puliti. «Abbiamo un export» e «abbiamo dieci anni di file con colonne diverse» non sono la stessa frase, e non devono diventare lo stesso prezzo.

Nomina i sistemi con cui il nuovo software deve parlare nel primo rilascio, e quelli con cui non deve parlare ancora. Per ciascuno: quale dato viaggia, in che direzione, e se esiste un'API o solo un file. Se non lo sai, scrivi «non lo so»: è un'informazione, e la stima resterà più larga su quel punto.

Chiudi con il confine. Tre cose che la prima versione deve fare. Tre cose che non deve fare, anche se le vorresti. Il secondo elenco è la parte più utile del brief, perché protegge il range dalle aggiunte silenziose.

• Problema e conseguenza, in poche righe
• Ruoli, permessi e divieti
• Un caso normale e un'eccezione reale
• Dove sono i dati e quanto sono puliti
• Integrazioni del primo rilascio, e quelle rinviate
• Tre inclusioni e tre esclusioni

Togli la scelta della tecnologia, salvo un vincolo vero. «Deve essere in cloud» può essere un vincolo. «Deve usare il framework di cui ho letto» di solito no. La tecnologia segue il problema, e fissarla prima produce preventivi che confrontano stack invece che scope.

Togli i tempi desiderati scritti come requisito mascherato, se non c'è una data esterna. Una fiera, un obbligo o la fine di un contratto sono vincoli. «Lo vorremmo per il mese prossimo» senza un motivo sposta la conversazione sulla data e la toglie dal perimetro. La chat chiede i vincoli: distinguili dai desideri.

Togli le metriche che non hai. Non scrivere che risparmierai una percentuale di tempo se non hai misurato il tempo. Descrivi il passaggio e quanto spesso avviene. Il resto è una speranza, e nel brief le speranze sembrano requisiti.

Non devi allegare un documento formale. Tieni il brief davanti e rispondi alle domande della chat con quelle frasi. L'assistente chiede tipo di software, problema, utenti, funzioni, integrazioni e vincoli. Se un punto del brief è «non lo so», dillo: inventare un requisito per non fermarsi produce un range su un progetto che non esiste.

Alla fine leggi il riepilogo e controlla che le macro-funzionalità siano quelle del tuo confine, non quelle che la conversazione ha aggiunto. Il range è preliminare e non vincolante. La call con Cristian Gintili si prenota solo dopo, dal riepilogo, per confermare ciò che il brief e la chat hanno già reso esplicito.